¿Como organizar una carrera?

Hay dos formas de correr una carrera: una poniéndote tus tenis participando como corredor y otra organizándola, si tú estás leyendo este artículo probablemente ya haz participado en alguna carrera y has pensado en que algún día tendrás tu propia carrera y esta puede ser tu oportunidad de hacerlo, pero antes hay que tomar en cuenta lo siguiente:

1. Comité organizador

Es fundamental poder hacer un equipo.  El éxito de un evento depende, muy a menudo, de la organización que antes de la competición se lleve a cabo, se aconseja que el número de integrantes de este Comité Organizador sea el adecuado para la distribución de las tareas.

Principalmente hay que saber elegir qué tipo de carrera será, caminata recreativa, carrera de ruta, montaña, ciclismo en ruta, triatlón, etc.) Dependiendo el tipo de carrera que se elija y el propósito se le dará un nombre. La ubicación también es importante para esta elección deberemos tener en cuenta que cuanto más accesible sea el lugar escogido se tendrá buenas vías de comunicación y accesibilidad con transporte público, y un estacionamiento para los autos de los corredores. En términos de ubicación, es importante que la organización sepa cómo aprovechar el potencial de la zona, con un recorrido con valor añadido. Esto es: si hacemos una carrera urbana, podemos desarrollar un recorrido que transcurra por los sitios de valor histórico y cultural de la zona; en cambio, en una carrera de TRAIL, seguramente nos interesará más potenciar el valor medioambiental y la riqueza vegetal de la zona. A si mismo podremos saber cuántos serán los kilómetros aptos para nuestra carrera.
Fijación de objetivos: obviamente todo evento deportivo debe fijarse una serie de objetivos para garantizar su éxito. Estos objetivos pueden ser de distinta índole:
§  Económicos: obviamente, los objetivos económicos tienen un peso importante en la organización de todo evento, sea de la índole que sea. La meta principal es no tener pérdidas, pero más allá se trataría de obtener el beneficio suficiente como para garantizar próximas ediciones de la misma.
§  Marketing: algunas carreras son, claramente, parte íntegra de la estrategia de marca de una compañía. De esta manera, el evento sirve para reafirmar sus valores, posicionar la marca como referente en el ámbito del running e interactuar con su público apelando a su afición favorita.
§  Impacto: además del marketing propiamente, las carreras persiguen un cierto impacto dentro de su ámbito de influencia. Este se puede calcular en base a la repercusión en medios, la incidencia en redes sociales, la cantidad de sponsors conseguidos, etc.
§  Sociales: no todas las carreras están vinculadas a causas sociales. Pero si que es verdad que últimamente han emergido una corriente de carreras populares cuyo objetivo es recaudar fondos que se destinarán a financiar la actividad de entidades sociales o vinculadas a causas solidarias.

Para escoger la fecha, debemos tener en cuenta el volumen de competencia de las fechas disponibles. Sera por tanto necesario realizar un estudio a partir de calendarios de carreras  (Obviamente el público de una carrera trail no es para nada el mismo que el de una carrera urbana.

2. Contar con un presupuesto. 

La estimación presupuestaria debe englobar costos que sean necesarios para dar inicio a nuestra carrera,  por ejemplos permisos, equivalentes desde $400 hasta $6000 pesos dependiendo la zona y accesibilidad de responsables del lugar, en ocasiones para obtener permisos se dan a cambio uniformes deportivos, herramienta de trabajo o apoyo social,  pagos de viáticos, en las visitas al lugar, cuando se trata de montaña en ocasiones se paga  personal que habrá los caminos. No siempre se logra contar con patrocinios que apoyen con cantidades fuertes, para ello también tenemos que tener respaldo económico con un estimulado de $50 mil pesos  mismos que se rescataran al finalizar nuestro evento. Es importante elegir un costo de recuperación adecuado, Lo que el corredor busca es recibir el servicio equivalente por lo que está pagando. También es importante tomar en cuenta la premiación monetaria y a que categorías se premiara.

3. Diseño,  y planeación de su evento.

Elaborar  un logo, el diseño debe contener el nombre utilizando colores vivos e imágenes llamativas. En cuanto a la planeación hay que elegir la cantidad de participantes, teniendo en cuenta que tipo de carrera será, el costo que le daremos, y las categorías elegidas. Basándonos a lo ya mencionado elaborar la convocatoria digital, crear un documento de Word o pdf donde expliquemos, todo dato sobre la carrera, como nuestro propósito, mapa, kilómetros, costos y premiación. (Es muy importante tener nuestro documento elaborado para entregar  a las autoridades oficiales de los permisos y a patrocinadores.)

4. Tramites a realizar antes de dar inicio al evento.

Gestorías ante autoridades oficiales y deportivas. Entrega de convocatoria. Solicitud de servicios médicos (ambulancia y puestos médicos)  Limpieza del evento. (Algunos de estos permisos tienen costos cada municipio o localidad tiene sus propias regulaciones que pueden afectar a la organización de estos eventos de manera diferente, trayéndonos fuertes dolores de cabeza.)

5. Patrocinios y aspectos básicos.

Plan de patrocinio deportivo, la oferta de patrocinio debe plantearse de manera suficientemente clara para que el patrocinador pueda identificar claramente el funcionamiento del mismo para ellos debemos de ya contar con la convocatoria impresa y digital en una diapositiva. Antes que nada debemos ser muy realistas a la hora de elaborar nuestra propuesta de patrocinio: no podemos pretender que una gran marca invierta importantes sumas de dinero en nuestra carrera y más aún si es la primera edición. Lo primero que debemos considerar a la hora de abordar el patrocinio es el ámbito de influencia de nuestro evento (local, regional o nacional). A partir de aquí, sabremos a qué tipo de empresas u organizaciones debemos adecuar la propuesta para que la valoren. Respecto al tipo de patrocinio, apuntar que cada vez hay menos empresas dispuestas a aportar recursos económicos para financiar este tipo de eventos. La buena noticia es que su predisposición a aportar producto es mucho mayor. Se trata, para ellos, de un intercambio mediante el cual consiguen que la presencia de la marca sea mucho mayor y no pase desapercibida respecto a los formatos clásicos de patrocinio. Cuando partimos de cero, podemos seguir los siguientes pasos:

§  Enviar el dossier vía mail, siempre asegurarnos que se recibe correctamente por teléfono y que está en manos de la persona adecuada.
§  Pedir una visita para presentarles la propuesta.
§  Estar abierto a la negociación: a veces, la propuesta inicial puede que no encaje con los intereses de la empresa. Por eso, siempre es importante estar abierto a negociar o plantear alternativas para conseguir un mutuamente beneficioso.
Una vez conseguidos estos patrocinadores, se deben pactar los aspectos logísticos tales como la recepción de la aportación (sea monetaria o sea en términos de material), la gestión de la presencia del sponsor el día del evento (cómo y de qué manera estará presente), etc.Tomemos en cuenta que lo nosotros como organizadores daremos al patrocinador será promover su marca colocando logos en publicidad, tales como volantes, playeras, medallas, lonas anuncios, números, hojas de inscripción y menciones. (A cada patrocinador se les da ciertos beneficios, no siempre son los mismos para todos) todo lo que se podría obtener de un patrocinio, Playeras, medallas, números, publicidad, hidratación, premiación, trofeos, accesorios,

6. Playeras,  Medallas y Accesorios.

El tipo de modelo de playera se realiza contemplando que tipo de carrera es la que realizaremos, generalmente las carreras de montaña se usa playera manga larga, en las carreras urbanas es playera  manga corta o en alguna ocasiones sin manga, el comité organizador discutirá esos puntos basándose al costo, tipo de tela, logos y cantidad para saber un costo adecuado donde no se pierda la inversión, y respecto al monto que el patrocinador esté dispuesto a dar, generalmente cuando un patrocinador está dispuesto a cubrir todo el costo de las playeras se le da el derecho a colocar toda su marca en alguna parte de la playera ya sea delantera o trasera. (En estos tiempos ya es muy fácil y económicos, conseguir buenos proveedores donde ellos elegirán el modelo de playera o nos dará ideas de como diseñarla). Respecto a las medallas de igual forma se discute el modelo y el costo con el proveedor. Los números son más prácticos, solo se tiene que realizar cotizaciones en distintas imprentas. En algunas carreras se dan pulseras, morrales o ánforas, todo depende de nuestros patrocinadores conseguidos.

7. Diseño e imagen de su evento.

Elaboración de papelería, posters, cédulas, volantes y bolsas, distribución de folletos y carteles en los principales lugares donde se reúnen los corredores.

8. Comunicación y marketing de la carrera.

La comunicación y el marketing de cualquier evento deportivo siempre ha sido un “must” para captar al mayor número de corredores posible. En este sentido, existen pocos comités organizadores que dispongan de un presupuesto grande asignado a estas actividades y, por tanto, la creatividad y astucia se convierten en el mejor aliado. Además, gracias a la emergencia de internet y las nuevas tecnologías, los organizadores tienen en sus manos una herramienta de gran potencial que para dar a conocer su carrera mediante distintas iniciativas.Es importante asignar a un integrante del comité estar a cargo de todo sobre marketing en internet, o contratar  personal especializado.Creación de página web, es el punto clave de referencia para los corredores. Desde allí, podrán consultar toda la información de la carrera, descubrir el recorrido, realizar la inscripción, etc.

Sistema de inscripción online: los corredores de hoy nos hemos acostumbrado a realizar las inscripciones digitalmente y ya no nos planteamos acudir a un centro deportivo para realizarla in situ. Por eso, es importante incorporar este aspecto dentro de la web de la carrera. En este sentido, existen algunas empresas como Championship, Finixer e Iter5 que, entre otros servicios, disponen de plataformas propias para desarrollar este tipo de procesos. Si la carrera desea crear su propio sistema, las inscripciones se pueden hacer vía correo electrónico.
Social Media: las redes sociales se convierten en un canal de comunicación estratégico, En primer lugar, deberemos crear los perfiles sociales propios para la carrera desde los cuales comunicar información sobre la misma. Las redes sociales más populares entre este tipo de eventos son: Facebook, Twitter e Instagram.

9 Logística.

El comité organizador, discutirá sobre los lugares más concurridos donde se puedan realizar inscripciones en persona.Preparación y entrega de Kits lugar y fecha donde el organizador  lo solicite o directamente en nuestras oficinas administrativas, Propuesta: Zona de meta o el que los organizadores sugieran.Preparación de paquetes para los competidores, incluyendo:Números, Seguros, Playera, Bolsa para kit, Regalos de patrocinadoresLa entrega de kit se realizara en las oficinas o en puntos señalados.

10 Recursos y materiales.

SALIDA-META, Vallas de contención,  Arcos de Salida y Meta,  Carpas, Templetes, Montaje de publicidad de patrocinadores

Equipo de sonido y locutores especializados para eventos atléticosAbastecimientos en ruta y meta (Agua cada 2.5 Km y de bebida Isotónica cada 5kms)Renta de Planta de LuzEquipo móvil de comunicaciónMamparas (señalización) de kilómetrosCamioneta de seguridad (barredora)Banderas para transitoSanitarios móvilesMesas y SillasGuardarropaBolsas para guardarropaPaquete de recuperación (Agua o bebida deportiva, Naranjas, Barras, Plátanos) Fotografías a los corredores                       11. Recursos humanos para el circuito    Personal de STAFFPersonal para GuardarropaVoluntarios 12. Durante el evento    Captura de fichas de inscripción Un cronometro digital giganteCronometraje de salida y meta de los participantesJueces manuales, para verificar, respaldo.Listado de resultados inmediato para prensa, premiación y competidores Memoria de resultadosPremios en especie y dinero 13. Después del evento Posibilidad de imprimir resultados (certificados de tiempo) vía InternetPublicación de resultados por InternetPublicar fotografías de la carrera